Hoci komunikátory typu ICQ pomaly upadajú do zabudnutia a do popredia vystupujú správy posielané cez sociálne siete, v pracovnej komunikácií ešte stále dominujú telefónne hovory a klasické e-maily.
Okrem toho, že je e-mail považovaný za akási zlatý štandard, ktorý pôsobí profesionálne, veľkú výhodu má aj v tom, že komunikácia je uložená a ľahko dohľadateľná. Človek má aspoň akú-takú istotu, že čo sa dohodlo platí, pretože o tom existuje jasný záznam.
Občas však potrebujeme na chvíľku vypnúť a od všetkého si oddýchnuť. Vtedy je dobré nastaviť si automatickú odpoveď na prichádzajúcu poštu, aby klienti a partneri vedeli čo je s vami, a aby ste sa vyhli zbytočným telefonátom, že odpoveď z vašej strany akosi neprichádza.
Veľká časť z nás pritom aj na pracovné záležitosti používa Gmail. Aj vďaka Android smartfónom sa stal celkom prirodzenou súčasťou pracovnej sféry. Hoci automatickú odpoveď je možné nastaviť vo väčšine e-mailových aplikácií, spraviť sa to dá aj priamo vo webovom rozhraní Gmailu. A to veľmi jednoducho.
- Cez webové rozhranie sa prihláste do svojej schránky Gmail.
- V pravom hornom rohu kliknite na ikonu ozubeného kolieska – Nastavenia.
- Kliknite na možnosť “Zobraziť všetky nastavenia”.
- V záložke “Všeobecné” sa presuňte na samotný spodok.
- Nájdete tu možnosť “Automatická odpoveď”.
- Kliknite na možnosť “Zapnúť automatickú odpoveď”.
- Nastavte si dátum odkedy dokedy chcete posielať automatické odpovede na prijaté e-maily.
- Vyplňte predmet a text e-mailu, ktorý sa bude posielať.
- Ak nechcete, aby prednastavený e-mail dostával úplne každý, kto vám napíše, môžete zapnúť možnosť “Odosielať odpoveď iba mojim kontaktom. Týmto spôsobom budú automatickú odpoveď dostávať len adresy, ktoré máte uložené v kontaktoch a vyhnete sa napríklad odpovedi na rôzne spamy. Je to teda trochu praktické, no pri pracovnom styku, kedy vás môže osloviť nový kontakt to asi úplne nepomôže.
Do textu e-mailu je dobré uviesť, že počas najbližšej doby ste mimo a váš prístup k e-mailom bude limitovaný. Zároveň je dobré spomenúť presný dátum do kedy tento stav pretrváva a súčasne, pokiaľ je to vhodné, uviesť aj kontakt na ktorom vás v prípade núdze bude možné zastihnúť. Prípadne spomeňte osoby, na ktoré sa dá počas vašej neprítomnosti obrátiť.
